不合格項報告的內容，可包括：受審核方名稱，審核員，陪同人員，日期，不合格現象的描述(應指出不合格、缺陷的客觀事實)，不合格現象結論(違反標準、文件的條文)，不合格項性質(按嚴重程度)，受審核方的確認，糾正措施及完成時間，采取糾正措施后的驗證 記錄等。不合格項報告三要素是：不合格現象的描述，不合格現象結論和不合格項性質，這是任一不合格項報告不可缺少的。不合格現象的描述應嚴格引用客觀證據，并可追溯。例如觀察到的事實、地點、當事人 、涉及到的文件號、產品批號，有關文件內容，有關人員的陳述等。描述應盡量簡單明了，事實確鑿，直筆表述，不加修飾。不合格現象的結論主要是指所描述的現象違反了約定文件(質量管理體系標準、質量管 理體系文件、合同等)的哪條規定。

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